Kurz gesagt: Dieses Portal nutzen SHK-Betriebe, um mit mir den KI-Telefonassistenten von Kalendria zu vereinbaren und einzurichten. Ich verarbeite dabei die Angaben zu Ihrem Betrieb und zu Ihren Ansprechpartnern, die Sie hier eintragen oder unterschreiben – ausschließlich für Angebot, Vertrag, Einrichtung und Betreuung. Es gibt keine Werbe- oder Analyse-Cookies und kein Tracking.
1. Verantwortlicher
Felix Oskar Griebeler – KalendriaTornowstraße 53
60486 Frankfurt am Main
Telefon: +49 1522 6398313
E-Mail: felix@kalendria.org
Bei Fragen zum Datenschutz und zur Ausübung Ihrer Rechte erreichen Sie mich unter diesen Kontaktdaten.
2. Wofür diese Erklärung gilt
Diese Datenschutzerklärung gilt für das Kundenportal unter portal.kalendria.org. Sie betrifft Sie als Inhaber oder Ansprechpartner eines Betriebs und die Personen, deren Kontaktdaten Sie hier angeben.
Nicht hier geregelt sind die Daten der Anrufer, die später mit dem Telefonassistenten Ihres Betriebs sprechen. Für diese Daten ist Ihr Betrieb verantwortlich; ich verarbeite sie nur in Ihrem Auftrag (Vertrag zur Auftragsverarbeitung). Die Anrufer werden durch die Datenschutzhinweise Ihres Betriebs informiert.
3. Aufruf des Portals
Das Portal liegt bei Cloudflare (Cloudflare, Inc., USA). Wenn Sie es aufrufen, verarbeitet Cloudflare technisch notwendige Daten: Ihre IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, die aufgerufene Adresse sowie Angaben zu Browser und Betriebssystem. Das ist nötig, um Ihnen die Seiten auszuliefern und das Portal vor Angriffen zu schützen. Ich selbst werte diese Daten nicht aus.
Schriften und Programmteile des Portals liegen auf demselben Server; es werden keine Inhalte von Google oder anderen Anbietern nachgeladen. Cookies setzt das Portal nicht.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Mein berechtigtes Interesse ist eine sichere und zuverlässige Bereitstellung des Portals.
4. Ihr persönlicher Portal-Link
Nach unserem Erstgespräch lege ich Ihren Betrieb in meiner Kundenverwaltung an (Firmenname, Ansprechpartner, E-Mail-Adresse und, soweit bekannt, Telefonnummer und Anschrift) und schicke Ihnen per E-Mail einen persönlichen Link. Der Link enthält einen zufälligen Schlüssel, über den das Portal Ihren Betrieb erkennt; ein Benutzerkonto oder Passwort gibt es nicht.
Wer den Link kennt, kann Ihre Portalseite öffnen. Bitte geben Sie ihn deshalb nur an Personen in Ihrem Betrieb weiter, die mit dem Portal arbeiten sollen.
5. Angebot und Kostenrechner
Der Rechner auf der Startseite rechnet nur in Ihrem Browser. Die Werte, die Sie dort einstellen, werden nicht an mich übertragen. Die Anzahl der Kalender, die Sie im Angebot wählen, wird mit Ihrer Vertragsanfrage übermittelt.
6. Vertrag und Datenschutz-Unterlagen unterschreiben
Vertrag und Datenschutz-Unterlagen unterschreiben Sie über DocuSeal (DocuSeal LLC, USA; Speicherung auf Servern in der EU, Irland). Ich fülle die Dokumente mit Ihren Angaben vor (Firmenname, Anschrift, Ansprechpartner, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Kalenderanzahl); Sie ergänzen Ihre Unterschrift und gegebenenfalls weitere Angaben, etwa die weisungsberechtigten Personen. Beim Öffnen des Unterschriftsfensters lädt Ihr Browser das Formular und die zugehörigen Programmdateien direkt von DocuSeal. Nach der Unterschrift schickt DocuSeal Ihnen und mir eine Kopie per E-Mail.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Abschluss und Durchführung des Vertrags).
7. Formulare und Datei-Uploads
Im Portal beantworten Sie Fragen zum Datenschutz (zum Beispiel Anrufvolumen, Datenschutzbeauftragter, Kontakt für Datenschutzfragen, Website) und zur Einrichtung des Assistenten (zum Beispiel Arbeitszeiten, Leistungen, Notdienst, Rufnummern und E-Mail-Adressen für Benachrichtigungen, Telefonanbieter). Sie können Dateien hochladen (PDF oder Bild, zum Beispiel eine Preisliste), Rückmeldungen zum Testanruf geben und Erledigungen bestätigen.
Diese Angaben gehen über meine Automatisierungsplattform n8n (n8n GmbH, Berlin; Server in Frankfurt am Main) in meine Kundenverwaltung bei Notion (Notion Labs, Inc., USA). Bei bestimmten Schritten bekomme ich eine E-Mail mit den wichtigsten Angaben. Ich nutze die Angaben, um den Assistenten für Ihren Betrieb einzurichten, die Datenschutz-Unterlagen zu erstellen und Sie zu betreuen.
Wenn Sie Kontaktdaten anderer Personen angeben (zum Beispiel Mitarbeitende, Ihren Datenschutzbeauftragten oder eine Notdienstnummer), verarbeite ich diese nur für denselben Zweck. Bitte informieren Sie diese Personen darüber, zum Beispiel mit einem Hinweis auf diese Datenschutzerklärung.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Für die Daten anderer Personen ist es Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; mein berechtigtes Interesse ist es, den Vertrag mit Ihrem Betrieb durchzuführen und den Assistenten richtig einzurichten.
8. Testanruf
Vor dem Start testen Sie den Assistenten über eine Testnummer. Was dabei im Gespräch verarbeitet wird, entspricht dem späteren Betrieb und ist in den Datenschutzhinweisen für Anrufer beschrieben. Ihre Rückmeldung zum Test geht wie die übrigen Formulare an mich (Ziffer 7).
9. Go-Live-Termin und Kalender
Den Termin für den Go-Live buchen Sie über Cal.com (Cal.com, Inc., USA; Verarbeitung in der EU über cal.eu). Damit Sie nichts doppelt eintippen müssen, enthält der Buchungslink Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, den Firmennamen und den Schlüssel Ihres Portal-Links. Die gebuchte Zeit wird automatisch in meine Kundenverwaltung übernommen.
Damit der Assistent Termine in Ihren Kalender eintragen kann, lade ich Sie außerdem in die Cal.com-Organisation von Kalendria ein. Dort legen Sie ein eigenes Konto an und verbinden Ihren Kalender. Für dieses Konto gelten ergänzend die Datenschutzbestimmungen von Cal.com.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
10. E-Mails
Mein E-Mail-Postfach liegt bei Google Workspace (Google Ireland Limited, Irland). Darüber verschicke ich E-Mails an Sie, und dort gehen auch die Benachrichtigungen aus dem Portal und die Kopien der unterschriebenen Dokumente ein. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
11. Speicherung in Ihrem Browser
Damit nichts verloren geht, wenn Sie ein Formular unterbrechen, speichert das Portal Ihre Eingaben, die Namen hochgeladener Dateien und die gewählte Kalenderanzahl im lokalen Speicher Ihres Browsers. Diese Daten bleiben auf Ihrem Gerät; an mich gehen sie erst, wenn Sie ein Formular absenden. Sie bleiben gespeichert, bis Sie die Websitedaten in Ihrem Browser löschen.
Rechtsgrundlage ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG: Die Speicherung ist unbedingt erforderlich, damit das Portal die von Ihnen gewünschte Funktion bereitstellen kann.
12. Dienstleister und Übermittlung in Drittländer
Die folgenden Dienstleister verarbeiten Daten in meinem Auftrag und nach meinen Weisungen (Art. 28 DSGVO):
- Cloudflare, Inc. (USA) – Bereitstellung des Portals. Grundlage für die Übermittlung in die USA: EU-US Data Privacy Framework (Art. 45 DSGVO), ergänzend EU-Standardvertragsklauseln.
- n8n GmbH (Deutschland) – Weiterleitung der Formulare. Verarbeitung in der EU.
- Notion Labs, Inc. (USA) – Kundenverwaltung. Grundlage: EU-US Data Privacy Framework (Art. 45 DSGVO), ergänzend EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 DSGVO).
- DocuSeal LLC (USA) – elektronische Unterschrift. Speicherung auf Servern in der EU (Irland). Soweit DocuSeal aus den USA darauf zugreift, etwa für Support und Wartung, gelten EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 DSGVO).
- Cal.com, Inc. (USA) – Terminbuchung und Kalenderanbindung. Verarbeitung in der EU (cal.eu).
- Google Ireland Limited (Irland) – E-Mail-Postfach und E-Mail-Versand. Soweit Daten in die USA gelangen: EU-US Data Privacy Framework, ergänzend EU-Standardvertragsklauseln.
Eine Kopie der jeweiligen Garantien können Sie bei mir anfordern. Für die Einrichtung des Assistenten übertrage ich die nötigen Angaben (zum Beispiel Arbeitszeiten, Leistungen, Rufnummern) außerdem in die Systeme, die in Ihrem Vertrag zur Auftragsverarbeitung genannt sind.
13. Speicherdauer
- Kommt kein Vertrag zustande, lösche ich Ihre Daten spätestens sechs Monate nach unserem letzten Kontakt.
- Als Kunde speichere ich Ihre Daten für die Dauer der Zusammenarbeit. Danach lösche ich sie, sobald sie nicht mehr benötigt werden. Ausgenommen sind Unterlagen, die ich nach Handels- und Steuerrecht aufbewahren muss: Rechnungen und Buchungsbelege acht Jahre, Verträge und Geschäftsbriefe sechs Jahre, jeweils ab Ende des Kalenderjahres. Rechtsgrundlage dafür ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.
- Ablaufprotokolle der Formular-Weiterleitung bei n8n werden nach höchstens sieben Tagen automatisch gelöscht.
- Daten in Ihrem Browser bleiben, bis Sie sie löschen (Ziffer 11).
14. Ihre Rechte
Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18) und Datenübertragbarkeit (Art. 20). Eine kurze Nachricht an die Kontaktdaten unter Ziffer 1 genügt.
Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Soweit ich Daten auf Grundlage meines berechtigten Interesses verarbeite (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), können Sie dem aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen. Ich verarbeite die Daten dann nicht mehr, es sei denn, ich kann zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen, die Ihre Interessen überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
15. Beschwerderecht
Sie können sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren. Für mich zuständig ist der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Postfach 3163, 65021 Wiesbaden, datenschutz.hessen.de.
16. Pflicht zur Angabe und automatisierte Entscheidungen
Die Angaben im Portal brauche ich, um den Vertrag zu schließen und den Assistenten einzurichten. Ohne sie ist das nicht möglich; gesetzlich verpflichtet sind Sie dazu nicht. Eine automatisierte Entscheidungsfindung oder ein Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt.
Stand: 10.10.2026